Klinik stok takibi nasıl yapılır?

Klinikte stok sorunu genellikle üç yerden çıkıyor. Malzeme hasta koltuktayken bitiyor. Rafın arkasında tarihi geçmiş ürün bulunuyor. Ay sonunda alınan malzeme ile kullanılan malzeme tutmuyor.

Üçünün ortak sebebi aynı: kayıt kullanımla aynı anda tutulmuyor. Malzeme "sonra yazarım" diye alınıyor, sipariş göz kararı veriliyor. Düzen kurmak için pahalı bir sisteme değil, birkaç sabit kurala ihtiyacın var.

Her ürünü aynı sıklıkla takip etmek zaman kaybı. Malzemeyi önem ve maliyete göre üç gruba ayır:

• Kritik ve pahalı: implant, abutment, kemik grefti, membran. Tek tek, lot ya da seri numarasıyla takip et.
• Sık kullanılan sarf: anestezik kartuş, kompozit, bond, eldiven, maske, frez. Minimum stok seviyesiyle takip et.
• Seyrek ve ucuz: pamuk rulo, tükürük emici gibi ürünler. Aylık sayım yeterli.

Her ürün için tek bir kayıt adı belirle. Aynı kompozitin bir yerde marka adıyla, bir yerde renk koduyla yazılması sayımı bozuyor.

Sipariş noktası, o ürünün kaç adede düştüğünde sipariş vereceğini söyler. Basit formül şu:

Sipariş noktası = günlük ortalama kullanım × tedarik süresi (gün) + emniyet stoku

Örnek (rakamlar örnektir): Klinikte günde ortalama 12 anestezik kartuş kullanılıyor. Tedarikçi siparişi 3 günde getiriyor. Gecikmeye karşı 2 günlük emniyet stoku tutmak istiyorsun.

• Tedarik süresince kullanım: 12 × 3 = 36 kartuş
• Emniyet stoku: 12 × 2 = 24 kartuş
• Sipariş noktası: 36 + 24 = 60 kartuş

Raftaki kartuş 60'a indiğinde sipariş verirsin. Günlük kullanımı tahminle değil, son üç ayın çıkışlarından hesapla. Kampanya dönemi, tatil ya da yeni hekim gibi değişikliklerde hesabı yenile.

Üst sınır da koy. Fazla stok kasadan çıkmış para demek ve son kullanma tarihi riskini artırıyor.

Tıbbi malzemede raf sırası iki kurala göre kurulur:

• FIFO (ilk giren ilk çıkar): önce gelen ürün önce kullanılır. Son kullanma tarihi olmayan ürünlerde yeterli.
• FEFO (son kullanma tarihi en yakın olan ilk çıkar): tarihi en yakın ürün önce kullanılır. Kompozit, bond, anestezik, ölçü maddesi gibi tarihli ürünlerde doğru yöntem bu.

İki yöntem çoğu zaman aynı sonucu verir. Fark, tedarikçi yeni partide daha kısa tarihli ürün gönderdiğinde ortaya çıkar. Bu yüzden mal kabulünde kutunun üzerindeki tarihi kontrol et ve kısa tarihli ürünü rafın önüne koy.

Mal kabulünde kayda şunları gir: ürün, lot ya da seri numarası, son kullanma tarihi, adet, tedarikçi ve fatura ya da irsaliye numarası. Lot numarası, bir geri çekme duyurusu geldiğinde hangi ürünün hangi hastada kullanıldığını bulmanın tek yolu.

Ayda bir "önümüzdeki 60 gün içinde tarihi dolacak ürünler" listesini çıkar. Bu ürünleri öne al ya da tedarikçinle değişim konuş.

Tıbbi cihazların bir kısmı TİTCK'nın Ürün Takip Sistemi'nde (ÜTS) tekil olarak izleniyor. Bu ürünlerde fiziksel stokun ÜTS'deki stokla aynı olması gerekiyor. TİTCK'nın tekil hareket bildirimleri kılavuzu stoka dokunan birkaç kural koyuyor:

• Tedarikçinin verme bildirimine karşılık alma bildirimi yapmazsan ürün senin stoğuna geçmiyor.
• Vücuda yerleştirilen ürünler kullanıldığında hasta bilgisiyle kullanım bildirimi yapılıyor.
• Kırılan, çalınan ya da sayımda eksik çıkan ürün için HEK/Zayiat bildirimi var. Bildirimdeki seçenekler arasında "stok düzeltme" de bulunuyor.
• Son kullanma tarihi geçen üründe yalnız geri çekme ve imha/bertaraf bildirimi yapılabiliyor.

Pratikte bu şu demek: ÜTS'ye tabi bir ürünü sayımda eksik bulduğunda düzeltme yalnız senin defterinde kalmamalı, ÜTS'de de bildirimle kapatılmalı.

Sayım, kaydın doğru olup olmadığını gösteren tek kontrol. Önerilen ritim:

• Haftalık: kritik ve pahalı ürünlerin adet sayımı.
• Aylık: tüm sarf malzemenin sayımı ve tarih kontrolü.
• Yıllık: demirbaş cihazların listesi, seri numaraları ve bakım tarihleri.

Sayım farkını hemen kapatma. Önce sebebini bul: kayda girilmemiş kullanım mı, iade mi, kırılan ürün mü? Aynı üründe her ay fark çıkıyorsa sorun süreçte.

Tedarikçi tarafında her ürün için bir ana ve bir yedek tedarikçi belirle. Her tedarikçinin teslim süresini, minimum sipariş miktarını ve iade koşulunu bir yere yaz. Sipariş noktası hesabındaki tedarik süresi bu kayıttan gelir.

Siparişi tek kişi versin. İki asistanın aynı ürünü ayrı ayrı sipariş etmesi, klinikte fazla stokun en sık sebebi.

Kaybı azaltan birkaç günlük kural daha:

• Tek sorumlu: stoktan bir kişi sorumlu olsun. Diğerleri çıkış yapabilir ama siparişi ve sayımı o kişi yönetir.
• Ünit başına küçük stok: her ünitte günlük ihtiyaç kadar malzeme dursun. Ana depo günde bir kez tamamlansın. Böylece çıkış kaydı tek noktada toplanır.
• Açılış tarihi: açıldıktan sonra kullanım süresi kısalan ürünlerin üzerine açılış tarihini yaz. Bu süre üreticinin kullanım talimatında yer alıyor.
• Mal kabul kontrolü: gelen koliyi irsaliyeyle karşılaştırmadan rafa koyma. Eksik ya da kırık ürünü aynı gün tedarikçiye bildir.
• Tedavi başına malzeme: sık yaptığın işlemler için standart malzeme listesi çıkar. Liste hem maliyet hesabını hem sipariş tahminini kolaylaştırıyor.

Kullanılan ya da tarihi geçen malzemenin bir kısmı tıbbi atığa dönüşüyor. Tıbbi Atıkların Kontrolü Yönetmeliği (Resmî Gazete 25.01.2017, 29959; 18.08.2022 tarihli 31927 sayılı değişiklikle) sağlık kuruluşlarına şu yükümlülükleri veriyor:

• Tıbbi atığın toplanması, taşınması ve bertarafı için ilgili belediyeyle protokol yapmak.
• Ayrı toplama, kurum içi taşıma, geçici depolama ve kaza anında alınacak önlemleri içeren tıbbi atık yönetim planı hazırlamak.
• Tıbbi atığı biyotehlike amblemi ve tıbbi atık ibaresi taşıyan kırmızı plastik torbalarda toplamak; torbayı en fazla ¾ oranında doldurup ağzını sıkıca bağlamak.
• Kesici-delici atığı ayrı, delinmeye dayanıklı kaplarda toplamak; kabı en fazla ¾ oranında doldurup kapatmak.
• Oluşan tıbbi atık miktarını düzenli kaydetmek; atık beyan formunu her yıl Ocak–Mart arasında çevrimiçi doldurmak.

Günde 1 kilograma kadar tıbbi atık üreten kuruluşlarda atık, kapaklı kabında 48 saatten fazla bekletilemiyor ve belediyenin tıbbi atık aracına veriliyor. Kliniğinin hangi gruba girdiğini ve protokol şartlarını il çevre müdürlüğünden ya da belediyenden teyit et.

Clineo'nun stok yönetimi modülü malzeme seviyelerini, giriş-çıkışları ve kritik ürünleri izliyor. Barkodla hızlı kayıt yapılıyor ve biten malzeme zamanında görülüyor.

İmplant ve lot takibi modülünde implant ve diğer ürünler lot numarasıyla tedaviye bağlanıyor. Tedavi onaylanınca ürün stoktan düşüyor; kutudaki karekod okutularak giriş ve çıkış yapılıyor. Bu modül Clineo Smart paketinde yer alıyor. ÜTS'ye tabi ürünlerde bildirimleri klinik akışı içinden yönetmek için ÜTS entegrasyonu sayfasına bakabilirsin.

Bu yazı 29 Ekim 2026 itibarıyla resmî kaynaklara göre hazırlandı; başvurudan önce güncel mevzuatı kontrol et.

• Tıbbi Atıkların Kontrolü Yönetmeliği (RG 25.01.2017, 29959) — Resmî Gazete
• Tıbbi Atıkların Kontrolü Yönetmeliğinde Değişiklik (RG 18.08.2022, 31927) — Resmî Gazete
• Tıbbi Cihazların ÜTS Tekil Hareket Bildirimlerine İlişkin Kılavuz — TİTCK