Muayenehane açarken kurmanız gereken dijital altyapı

Muayenehane açılışında dijital taraf genellikle en sona bırakılır. Tabela, koltuk ve cihaz sırayla halledilir; kayıt düzeni ilk hasta geldiğinde doğaçlama kurulur. Bu doğaçlama düzen sonradan en çok düzeltme gerektiren şeydir.

Branşa göre listeye bir iki kalem eklenir. Göz kliniğinde muayene bulguları, KBB ve üroloji muayenehanesinde tetkik sonuçları, ortopedide görüntüleme, pediatride çocuğun takip kayıtları hasta dosyasında kendi yerini ister. Dahiliye ve genel cerrahide kontrol randevusunun düzeni ilk günden kurulmalıdır. Hangi branşta neyin hazır geldiğini branşlar sayfasında topladık.

Ruhsattan vergiye, KVKK’dan ilk haftaya bütün adımları muayenehane açılış kontrol listesinde işaretleyerek takip edebilirsiniz.

Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir ve muayenehane açıldığı andan itibaren veri sorumlususunuz. Aydınlatma metni, açık rıza gereken hâller ve saklama süreleri açılışta belirlenirse sonradan geriye dönük düzeltme gerekmez.

Pratikte üç şey yeterli bir başlangıçtır: hastaya verilecek aydınlatma metni, kimin hangi bilgiye erişeceğinin belirlenmesi ve verinin nerede saklandığının yazılı olması. Ayrıntı için KVKK uyum rehberine bakabilirsiniz.

Muayenehaneler için ayrıca Bakanlığa bildirim yükümlülüğü gündemde. Bunun ne anlama geldiğini MBYS rehberinde ayrıca anlattık; açılış planına bu başlığı da koymanızı öneririz.

Yeni açılan muayenehanede hasta sayısı düşük olduğu için kâğıt defter yeterli görünür. İlk aylarda gerçekten de yeterlidir; sorun hasta sayısı arttığında değil, geçmişe bakmak gerektiğinde çıkar.

Altıncı ayda "bu hasta en son ne zaman geldi, ne yapıldı, ne ödedi" sorusu düzenli olarak sorulmaya başlar. Kâğıtta bu üç bilgi üç ayrı yerdedir ve cevap her seferinde birkaç dakika alır. Günde on kez sorulduğunda maliyeti görünür hâle gelir.

İkinci maliyet geçiş maliyetidir. Altı aylık kâğıt kaydı sonradan dijitale taşımak, baştan dijital başlamaktan daha uzun sürer. Kâğıtla başlamanın bedeli genellikle bu ikinci kalemde ödenir.

Tek hekimli bir muayenehanede yetki, rol ve raporlama gereksiz görünür; her şeyi zaten siz yapıyorsunuzdur. Ama ilk asistan işe girdiğinde bu başlıklar bir anda gerekli olur ve o anda kurmak, baştan kurmaktan zordur.

Baştan yapılabilecek en ucuz hazırlık, kaydı kişiye değil sisteme bağlamaktır. Hasta notu sizin defterinizde değil hastanın dosyasında dursun; tahsilat sizin hafızanızda değil kayıtta olsun. Böylece ikinci kişi geldiğinde devretmeniz gereken bir şey kalmaz.

Ölçek büyüdüğünde neyin değiştiğini ayrı bir yazıda ele aldık.