VERBİS kaydı: klinik ve muayenehane için kim, ne zaman, nasıl?

VERBİS, Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi'nin kısaltması. Kişisel Verileri Koruma Kurumu bu sistemle Veri Sorumluları Sicili'ni kamuya açık olarak tutuyor.

6698 sayılı Kanunun 16. maddesine göre kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, veri işlemeye başlamadan önce sicile kaydolmak zorunda. Kurul, objektif kriterlere bakarak bu zorunluluğa istisna getirebiliyor.

Muayenehanede ve klinikte işlenen verinin önemli kısmı sağlık verisi. Kanunun 6. maddesi sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayıyor. Bu ayrım, VERBİS istisnasında belirleyici oluyor.

VERBİS'e girilen bilgi hastalarının tek tek kaydı değil. Kurum, işlediğin verilerin üst başlıklar halinde, kategorik bazda girilmesini istiyor.

Kurulun istisna kararları ikiye ayrılıyor. Ana faaliyeti özel nitelikli veri işleme olmayan veri sorumluları için eşik: yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL'den az (2018/87 ve 2023/1154 sayılı kararlar).

Ana faaliyeti özel nitelikli veri işleme olan veri sorumluları için ayrı ve daha düşük bir eşik var. 04.09.2025 tarihli ve 2025/1572 sayılı Kurul Kararı, 01.10.2025 tarihli Resmî Gazete'de yayımlandı. Bu karara göre:

• Yıllık çalışan sayısı 10'dan az ve yıllık mali bilanço toplamı 10 milyon TL'den az olanlar kayıttan istisna.
• Bu iki koşuldan biri aşılırsa kayıt yükümlülüğü doğuyor.

Muayenehanenin ana faaliyetinin bu kapsama girip girmediğine Kurum, en çok katma değer ürettiğin işe bakarak karar veriyor. Kurum bu tespitte vergi levhası veya ticaret sicilindeki NACE faaliyet kodlarını dikkate alıyor. Temel işi hasta muayenesi ve tedavisi olan bir hekim için sağlık verisi, işin kendisi.

Son satıra dikkat et. Hasta bilgisini bilgisayarda, tabloda veya bir yazılımda tutuyorsan işleme otomatik sayılır. Bu istisna, verinin yalnız kâğıt ortamda tutulduğu durum için.

Kurum iki kriterin hesabını Sorularla VERBİS dokümanında açıklıyor.

• Yıllık çalışan sayısı: Tamamlanmış bir yıl esas alınır. O yılın 12 ayından en az 7'sinde, Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesi'nde bildirdiğin çalışan sayısına bakılır. Bu 7 ayın ardışık olması gerekmiyor.
• Yıllık mali bilanço toplamı: Tamamlanmış yıla ait gelir veya kurumlar vergisi beyannamesi ekindeki bilançonun aktif ya da pasif toplamı esas alınır. Bilanço usulüne göre defter tutanlarda ciro veya satış hasılatı dikkate alınmıyor.

Klinikte asistan, sekreter, hemşire ve ortak hekimler bir araya gelince 10 kişi hızlı dolabilir. Bordrondaki sayıyı her yıl kontrol et. Hangi defter türünde olduğunu ve bilanço kriterinin sana nasıl uygulanacağını mali müşavirinle netleştir. Kararsız kaldığında Kurumun ALO 198 Veri Koruma Hattı'na sorabilirsin.

İstisna kapsamındaysan da istersen VERBİS'e kayıt olabilirsin. Kurum bunu açıkça mümkün sayıyor.

Toplu kayıt dönemi kapandı. Kurulun 2021/238 sayılı kararıyla istisna dışındaki veri sorumlularının son tarihi 31.12.2021 olarak belirlenmişti.

Bu tarihten sonra kayıt yükümlüsü hâline gelen veri sorumlusu, Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 8. maddesine göre yükümlü hâle geldiği tarihten itibaren 30 gün içinde kaydını ve bildirimini tamamlamalı.

• Muayenehaneni yeni açtıysan ve eşiğin üstündeysen, süre bu durumun ortaya çıktığı andan işlemeye başlar.
• Kayıtlı bilgilerde değişiklik olursa, değişiklikten itibaren 7 gün içinde VERBİS'e girmen gerekiyor (Yönetmelik madde 13).
• Fiili, teknik veya hukuki bir imkânsızlık varsa 7 iş günü içinde Kuruma yazılı başvurup ek süre isteyebilirsin. Kurum bir defaya mahsus en fazla 30 gün ek süre verebiliyor.

VERBİS'e kayıt ücretsiz.

Kendi adına muayenehanesi olan hekim gerçek kişi veri sorumlusu. Şirket olarak kurulmuş klinik ise tüzel kişi veri sorumlusu. Adımlar ikisinde de aynı sırayı izliyor.

1. verbis.kvkk.gov.tr adresinde Veri Sorumlusu Girişi butonuna tıkla ve başvuru formunu doldur. Formda telefon, e-posta, vergi dairesi, VKN veya TCKN ve adres numarası isteniyor.
2. Sistem formu PDF olarak üretir. Çıktıyı ıslak imzalı ve kaşeli olarak Kuruma posta yoluyla ya da elden ilet. KEP adresin varsa PDF'i konu kısmına başvuru numarasını yazarak kvkk.verbis@hs01.kep.tr adresine göndermen yeterli. Bu durumda ayrıca ıslak imzalı nüsha gerekmiyor.
3. Kurum başvuruyu değerlendirir. Onaylarsa formda yazdığın e-posta adresine kullanıcı adı ve parola gönderir.
4. Kullanıcı adı ve parolayla girip bir irtibat kişisi ata. İrtibat kişisi Türkiye'de yerleşik, 18 yaşını doldurmuş, T.C. vatandaşı bir gerçek kişi olmalı. Kurumun kendi örneğiyle, muayenehanesi olan bir doktor kendisini, bir çalışanını ya da dışarıdan birini atayabilir.
5. İrtibat kişisi İrtibat Kişisi Girişi butonundan e-Devlet şifresiyle girer ve bildirim ekranlarını doldurur. Bildirim onaylanıp gönderildiğinde kayıt tamamlanır.

Bildirimi yarıda bırakırsan sonradan kaldığın yerden devam edebilirsin. Ayrıntı için VERBİS ana sayfasındaki kılavuzu kullan.

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik, kişisel veri işleme envanterini tanımlıyor. Envanter, iş süreçlerine bağlı veri işleme faaliyetlerini şu başlıklarla ilişkilendirerek anlattığın belge:

• İşleme amacı ve hukuki sebebi
• Veri kategorisi
• Verinin aktarıldığı alıcı grubu
• Veri konusu kişi grubu
• Azami saklama süresi
• Yurt dışına aktarımı öngörülen veriler
• Veri güvenliği için alınan tedbirler

VERBİS bildirimi de büyük ölçüde aynı soruları soruyor. Kanunun 16. maddesi bildirimde amaç, kişi grupları ve veri kategorileri, alıcılar, yurt dışı aktarım, güvenlik tedbirleri ve azami süre bilgisini istiyor. Bu yüzden pratikte önce envanteri çıkarmak, sonra VERBİS ekranlarını doldurmak işini kolaylaştırır.

Klinikte kişi grupları genelde hasta, hasta yakını, çalışan ve tedarikçi olur. Hasta için kimlik, iletişim, sağlık ve finans verisi ayrı kategoriler olarak düşünülür. Her biri için ne kadar sakladığını ve kime aktardığını yaz.

Aynı Yönetmeliğin 5. maddesine göre sicile kayıt yükümlüsü olan veri sorumlusu, envantere uygun bir kişisel veri saklama ve imha politikası da hazırlamak zorunda.

6698 sayılı Kanunun 18. maddesinin birinci fıkrasının (ç) bendi, sicile kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı davrananlar için idari para cezası öngörüyor. Kanun metnindeki aralık 20.000 TL ile 1.000.000 TL arası. Uygulanacak güncel tutarı Kurumun duyurularından kontrol et.

Kurum, istisna kapsamında olmadığı halde kayıt yaptırmayanları kendisi tespit ediyor ve bu durumda yaptırımı Kurul uyguluyor.

İstisnada olmak KVKK'dan muaf olmak demek değil. Kurum bunu açıkça vurguluyor. Aydınlatma yükümlülüğü ve veri güvenliği yükümlülüğü, VERBİS'e kayıtlı olsan da olmasan da geçerli. Bu konular için klinik KVKK uyum rehberi sayfasına bak.

VERBİS bildirimi veri güvenliği tedbirlerini ve yurt dışı aktarımı soruyor. Kullandığın hasta takip yazılımının bu sorulara verdiği cevabı bilmen gerekiyor.

Clineo'da sunucu İstanbul'da. TCKN gibi kritik alanlar veritabanında şifreli tutuluyor ve ekranda maskeli görünüyor. Erişim yönetici, hekim, banko, hemşire ve laboratuvar rolleriyle; hasta, randevu ve tedavide okuma, yazma veya tam yetki olarak ayarlanıyor. Denetim kayıtları ve günlük yedek de var. Ayrıntı için kullanıcı ve yetki ile onam formları sayfalarına bakabilirsin.

Yazılım envanteri senin yerine hazırlamaz ve kaydı yapmaz. Sadece teknik tedbir başlığında neyi yazacağını netleştirir.

Bu yazı 29 Ekim 2026 itibarıyla resmî kaynaklara göre hazırlandı; başvurudan önce güncel mevzuatı kontrol et.

• Sorularla VERBİS, Ekim 2025 (Kişisel Verileri Koruma Kurumu)
• Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS)
• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Mevzuat Bilgi Sistemi)
• Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (Mevzuat Bilgi Sistemi)
• Veri Sorumluları Siciline Kayıt İstisnaları (Kişisel Verileri Koruma Kurumu)