Gelmeyen hastayı nasıl azaltırsınız?

Bu dördünün üçü iletişimle çözülür. Yazılımın işi de burada başlar: listeyi sistem hazırlasın, siz tek tıkla gönderin.

Clineo'da randevu hatırlatıcıları Clineo Soft'tan itibaren var. Yarının hatırlatmaları düğmesiyle tek tıkla SMS gönderirsiniz ya da mesajı kendi WhatsApp'ınızdan iletirsiniz.

Hatırlatma tek yönlüdür; doğrulama çift yönlü. Hastadan "geleceğim" ya da "gelemeyeceğim" yanıtı almak, boş kalacak saati önceden görmenizi sağlar. Bir günlük öngörü bile o saati doldurmaya yeter.

Nasıl kurulur?

Hatırlatma mesajına onay yolu koyarsınız. Yanıt geldiğinde randevunun durumu güncellenir. Clineo'da randevu doğrulama sistemi Clineo Smart'ta yer alır.

Gelen hastayı da işaretleyin

Hasta kliniğe geldiğinde QR ile kendi check-in yapabilir; randevu "geldi" durumuna geçer ve hekime bildirim düşer. Bankodaki bekleme ve "geldi mi" sorusu azalır.

Gelmeyen hasta bir kez gelmedi diye kaybedilmiş sayılmaz. Kontrolünü aksatan, tedavisi yarım kalan ya da uzun süredir uğramayan hastalar aslında en kolay dönüş alacağınız gruptur; sizi zaten tanıyorlar.

Recall otomasyonu ne yapar?

Belirlediğiniz süredir gelmeyen, tedavi geçmişi olan hastaları listeler; örneğin altı aydır gelmeyenler. Davet SMS'ini tek hastaya ya da listenin tamamına siz gönderirsiniz. Clineo'da recall otomasyonu ve hasta segmentleri Clineo Smart'ta.

Ölçmeden iyileştiremezsiniz

Gelmeyen randevu sayısını takip etmeye başlayın. Hangi gün ve hangi saatte daha çok boşluk olduğunu görürseniz randevu düzenini ona göre kurarsınız.

Gelmeyen hasta konusunda çoğu klinik bir tahminle çalışır: "ayda birkaç kişi". Gerçek sayı genellikle bundan yüksektir, çünkü son anda iptal edenler, gelmeyip haber vermeyenler ve kontrol randevusuna hiç dönmeyenler ayrı ayrı sayılmaz.

Hesabı basit tutun: bir ay içinde verilen randevu sayısını ve bunlardan kaçının gerçekleşmediğini sayın. Oranı bir kere gördüğünüzde konuşma değişir, çünkü bir yüzde artık boş geçen saat ve karşılığı olan gelir demektir.

Ölçmenin ikinci faydası, yaptığınız değişikliğin işe yarayıp yaramadığını görebilmektir. Hatırlatma zamanını değiştirdiğinizde oran düştü mü, yükseldi mi — bunu ancak öncesini ölçtüyseniz bilirsiniz.

Hatırlatma teknik bir çözümdür; asıl fark klinik politikasında yatar. Hasta randevuyu alırken kuralı biliyorsa davranışı değişir.

Bu kuralların hiçbiri hastayı cezalandırmak için değildir. Amaç, boş geçen saatin bedelini kimsenin ödemek zorunda kalmamasıdır — ne klinik ne de o saati bekleyen başka bir hasta.

Telefonla verilen randevuda saat çoğu zaman kliniğin uygunluğuna göre belirlenir. Hasta "olur" der ama o saat kendisi için ideal değildir. Online talepte ise hasta kendi takvimine bakıp tercihini bırakır; siz onayladığınızda randevu kesinleşir.

İkinci etki iptalde ortaya çıkar. Telefonla iptal etmek için hasta klinik saatlerinde arama yapmak zorundadır; çoğu bunu yapmaz ve sadece gelmez. Kendi kendine iptal edebildiğinde ise boşalan saati önceden görür, başka bir hastaya verirsiniz.

Online randevunun nasıl kurulduğunu online randevu sayfasında, hatırlatma tarafını ise randevu hatırlatıcı sayfasında anlattık.

Gelmeyen hastayı azaltma çalışması genellikle bir kişinin gönüllü çabasıyla başlar ve o kişi yoğunlaştığında sessizce biter. Kalıcı olması için üç şeyin belli olması gerekir: hatırlatmayı kim gönderiyor, doğrulanmayan randevuyu kim arıyor, gelmeyen hastayı kim geri kazanmaya çalışıyor.

Bunları kişinin hafızasına bırakmak yerine sisteme bağlamak daha sağlıklıdır. Yarının hatırlatmaları tek düğmeyle gidiyorsa kimsenin mesaj yazması gerekmez; doğrulanmayan randevular bir listede toplanıyorsa banko o listeyi açar. İnsanın işi, sistemin çıkardığı kısa listeyle ilgilenmek olur.

Haftada bir kez beş dakikalık bir kontrol yeter: geçen hafta kaç randevu boşa gitti, hangi saatlerde yoğunlaştı, hangi hasta grubunda toplandı. Bu beş dakika, aylık raporlardan daha çok işe yarar.

Gelmeyen hasta oranı klinik geneline yayılmış gibi görünür ama ayrıştırıldığında belirli gruplarda toplandığı ortaya çıkar. Hangi grup olduğunu bilmek, çabayı doğru yere harcamanızı sağlar.

Seansla ilerleyen branşlarda kaçan randevunun bedeli daha yüksektir. Fizyoterapi, lazer epilasyon ve psikolog danışan takibinde boş kalan saat, yarım kalan bir planın parçasıdır. Diyetisyen danışan takibinde kaçan kontrol, kilo takibini koparır. Diş kliniğinde ise uzun tedavi planının ara seansları en çok aksayan randevulardır.

Bu ayrımı yapabilmek için randevunun türünü ve hastanın geçmişini aynı yerde görmeniz gerekir. Hasta gruplarını ayırmayı hasta segmentleri sayfasında, geri kazanma tarafını recall otomasyonunda anlattık.