Excel'den klinik yazılımına geçiş: veri taşıma kontrol listesi

Excel klinikte uzun süre iyi çalışır, çünkü esnektir: istediğin sütunu açar, istediğin gibi doldurursun. Sorun tam da buradan çıkar. Esneklik, zaman içinde aynı bilginin farklı biçimlerde yazılmasına yol açar; bir hastanın telefonu bir satırda başında sıfırla, diğerinde sıfırsız durur.

İkinci sınır aynı anda çalışmaktır. Dosya bir kişide açıkken diğeri düzenleyemez ya da ikinci bir kopya çıkar. Kopyalar çoğaldığında hangisinin güncel olduğu tartışmaya açılır ve bir noktada iki farklı gerçek ortaya çıkar.

Üçüncüsü de erişim. Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir; kimin hangi satırı gördüğünü sınırlamak ve kaydın ne zaman açıldığını görebilmek gerekir. Bir tablo dosyasında bunların hiçbiri yapılamaz.

Kirli veriyi taşımak, kirli veriyi yeni bir yere taşımaktan başka bir şey değildir. Taşımadan önceki temizlik, geçişten sonra harcayacağın zamanı en çok azaltan adımdır.

Geçişte yapılan yaygın hata, on yıllık her kaydı yeni sisteme sokmaya çalışmaktır. Bu hem süreyi uzatır hem de yeni sistemi ilk günden kalabalıklaştırır. Daha sağlıklı yöntem, aktif hastayı taşımak ve geri kalanı arşiv olarak saklamaktır.

Pratik bir ölçü: son iki yılda kliniğe gelmiş hastalar aktif kabul edilir, bunların dosyaları taşınır. Daha eski kayıtlar okunabilir bir arşiv dosyası olarak saklanır; gerektiğinde bakılır ama günlük çalışmayı yavaşlatmaz.

Finans tarafında ise açık bakiyeler mutlaka taşınmalıdır. Kapanmış geçmiş hesapların taşınması genellikle gerekmez; toplamı bilmek yeterlidir.

Geçişin en kritik kısmı, hangi tarihten sonra hangi sistemin geçerli olduğunun net olmasıdır. Bu tarih belirsizse bir süre iki yerde birden kayıt tutulur ve ikisi de eksik kalır.

Veri taşımada teknik kayıp nadirdir. Asıl kaybolan şey, hiç yazılmamış bilgidir: hangi hastanın hangi saatte aranmayı sevdiği, kimin hangi işlemi ertelediği, hangi hastanın ödemesini parça parça yaptığı. Bunlar Excel'de değil, ekibin hafızasındadır.

Geçiş bu bilgiyi yazıya dökmek için iyi bir fırsattır. Yeni sistemde hasta notu alanı varsa, ilk haftalarda bu bilgiler tek tek dosyalara işlenebilir. Aksi hâlde bir çalışan ayrıldığında bilgi de gider.

İkinci sık kayıp, kâğıt onam formları ve röntgenlerdir. Dijital ortama taşınmayan belgeler zamanla bulunamaz hâle gelir. Geçiş sırasında en azından aktif hastaların belgelerinin dosyaya bağlanması önerilir.