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Von Excel zur Praxissoftware: Checkliste für die Datenübernahme
Beim Abschied von Excel gehen die meisten Daten bei der Bereinigung verloren. Was vor der Übernahme zu tun ist.
Warum reicht Excel nur bis zu einem Punkt?
Das Problem ist nicht die Tabelle selbst.
Excel funktioniert in der Praxis lange gut, weil es flexibel ist: Sie legen jede Spalte an und füllen sie beliebig. Genau daraus entsteht das Problem. Mit der Zeit werden dieselben Angaben unterschiedlich geschrieben; die Telefonnummer eines Patienten steht in einer Zeile mit führender Null, in einer anderen ohne.
Die zweite Grenze ist gleichzeitiges Arbeiten. Ist die Datei bei einer Person offen, kann eine andere nicht bearbeiten, oder es entsteht eine zweite Kopie. Je mehr Kopien, desto strittiger, welche aktuell ist – irgendwann gibt es zwei verschiedene Wahrheiten.
Das Dritte ist der Zugriff. Gesundheitsdaten sind besondere personenbezogene Daten; man muss begrenzen, wer welche Zeile sieht, und nachvollziehen können, wann ein Eintrag geöffnet wurde. Nichts davon geht in einer Tabellendatei.
Vor der Übernahme bereinigen
Der aufwendigste, aber lohnendste Schritt des Umstiegs.
Unsaubere Daten zu übernehmen, heißt nur, unsaubere Daten an einen neuen Ort zu bringen. Die Bereinigung vorab spart nach dem Umstieg am meisten Zeit.
Derselbe Patient kann zweimal in unterschiedlicher Schreibweise erfasst sein. Er wird zusammengeführt, indem Name und Telefon gemeinsam geprüft werden.
Nummern mit führender Null, Leerzeichen, Klammern oder Ländervorwahl werden vereinheitlicht. Davon hängen die Erinnerungen ab.
Tag/Monat-Verwechslungen sind der häufigste Fehler. Geburts- und Behandlungsdaten sollten einheitlich formatiert werden.
Einträge mit leeren Pflichtfeldern wie Name, Nachname und Kontakt werden vorab markiert und vor der Übernahme ergänzt, nicht währenddessen.
Salden oder Allergien in einer „Notizen“-Spalte gehören in ein eigenes Feld; sonst sind sie im neuen System nicht durchsuchbar.
Was übernehmen Sie, und was bleibt im Archiv?
Sie müssen nicht alles übernehmen.
Ein häufiger Fehler ist, jeden Eintrag aus zehn Jahren ins neue System zu holen. Das verlängert den Umstieg und überfrachtet das neue System vom ersten Tag an. Gesünder ist es, aktive Patienten zu übernehmen und den Rest zu archivieren.
Eine praktische Regel: Patienten der letzten zwei Jahre gelten als aktiv, ihre Akten werden übernommen. Ältere Einträge bleiben als lesbare Archivdatei; bei Bedarf schauen Sie hinein, der Alltag wird nicht gebremst.
Bei den Finanzen müssen offene Salden unbedingt übernommen werden. Abgeschlossene alte Konten meist nicht; die Summe zu kennen reicht.
Wie läuft der Umstellungstag ab?
Die Praxis steht nicht still, braucht aber einen Stichtag.
Am wichtigsten ist, klar zu sein, ab welchem Datum welches System gilt. Ist das Datum unklar, wird eine Zeit lang doppelt dokumentiert, und beides bleibt lückenhaft.
Ab diesem Tag werden alle neuen Einträge nur im neuen System geführt. Ohne Ausnahme.
Die Datenübernahme wird kurz vor dem Stichtag ein letztes Mal wiederholt, damit zwischenzeitliche Einträge nicht fehlen.
Zwanzig zufällig gewählte Patienteneinträge werden in altem und neuem System verglichen. Gibt es einen Fehler, steckt er auch in der Massenübernahme.
Die alte Excel-Datei wird nicht gelöscht, aber für Bearbeitung gesperrt. So trägt niemand versehentlich dort ein.
In den ersten Tagen sammelt eine Person die Fragen; so verhindern Sie, dass jeder eine eigene Methode erfindet.
Was geht am häufigsten verloren?
Das meiste steckt in Köpfen, nicht in Dateien.
Technische Verluste bei der Datenübernahme sind selten. Verloren geht vor allem, was nie aufgeschrieben wurde: welcher Patient wann angerufen werden möchte, wer welche Behandlung verschoben hat, wer in Teilbeträgen zahlt. Das steht im Gedächtnis des Teams, nicht in Excel.
Der Umstieg ist eine gute Gelegenheit, dieses Wissen aufzuschreiben. Hat das neue System ein Notizfeld, lassen sich diese Angaben in den ersten Wochen Akte für Akte ergänzen. Sonst geht das Wissen mit, wenn jemand die Praxis verlässt.
Der zweithäufigste Verlust sind Einwilligungen auf Papier und Röntgenbilder. Nicht digitalisierte Unterlagen sind irgendwann unauffindbar. Beim Umstieg sollten zumindest die Dokumente aktiver Patienten mit der Akte verknüpft werden.
Ist die Datenübernahme kostenpflichtig?
Meine Excel-Datei ist sehr unordentlich – geht die Übernahme trotzdem?
Schließt die Praxis während des Umstiegs?
Kann ich meine Daten später exportieren?
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