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De Excel a un software clínico: lista de control para migrar los datos
Al salir de Excel, la mayor pérdida de datos ocurre en la limpieza. Qué hacer antes de migrar.
¿Por qué Excel tiene un límite?
El problema no es la hoja de cálculo en sí.
Excel funciona bien mucho tiempo en la clínica porque es flexible: abre la columna que quiere y la rellena como quiere. De ahí mismo sale el problema. Con el tiempo, la flexibilidad hace que la misma información se escriba de formas distintas; el teléfono de un paciente aparece con un cero delante en una fila y sin él en otra.
El segundo límite es trabajar a la vez. Si una persona tiene el archivo abierto, otra no puede editarlo o aparece una segunda copia. Cuando se multiplican las copias, se discute cuál es la vigente y en algún momento surgen dos verdades distintas.
El tercero es el acceso. Los datos de salud son datos personales de categoría especial; hay que limitar quién ve cada fila y poder saber cuándo se abrió un registro. Nada de esto es posible en una hoja de cálculo.
Limpiar antes de migrar
El paso que más tiempo lleva, pero el que más compensa.
Migrar datos sucios no es más que llevar datos sucios a otro sitio. La limpieza previa es el paso que más reduce el tiempo que dedicará después del cambio.
El mismo paciente puede estar dos veces con grafías distintas. Se unifican comprobando juntos nombre y teléfono.
Los números con cero inicial, espacios, paréntesis o prefijo de país se unifican en un solo formato. De ello dependen los recordatorios.
Confundir día y mes es el error más frecuente. Las fechas de nacimiento y de procedimientos deben unificarse.
Los registros con campos obligatorios vacíos, como nombre, apellidos o contacto, se marcan antes y se completan antes de migrar, no durante.
El saldo o la alergia escritos en una columna de “Notas” deben pasar a su propio campo; si no, no se podrán buscar en el nuevo sistema.
¿Qué traslada y qué deja en el archivo?
No tiene que trasladarlo todo.
Un error habitual es intentar meter en el nuevo sistema todos los registros de diez años. Alarga el proceso y llena el sistema nuevo desde el primer día. Lo más sano es trasladar a los pacientes activos y conservar el resto como archivo.
Una regla práctica: los pacientes que han venido en los dos últimos años se consideran activos y sus fichas se trasladan. Los registros más antiguos se guardan como archivo legible; se consultan cuando hace falta, pero no ralentizan el trabajo diario.
En finanzas, los saldos pendientes deben trasladarse sí o sí. Las cuentas antiguas ya cerradas no suelen hacer falta; basta con conocer el total.
¿Cómo es el día del cambio?
La clínica no se detiene, pero necesita un momento de corte.
Lo más crítico del cambio es dejar claro qué sistema vale a partir de qué fecha. Si esa fecha no está clara, durante un tiempo se registra en dos sitios y ambos quedan incompletos.
Desde ese día, todos los registros nuevos se llevan solo en el sistema nuevo. Sin excepciones.
La migración se repite una última vez justo antes de la fecha de corte para no perder lo registrado entretanto.
Se comparan veinte fichas elegidas al azar en el sistema antiguo y en el nuevo. Si hay un error, también está en la migración masiva.
El Excel antiguo no se borra, pero se bloquea para edición. Así nadie registra nada ahí por error.
En los primeros días, que una persona recoja las preguntas; esta semana se evita que cada uno invente su método.
¿Qué es lo que más se pierde?
Casi todo lo que se pierde está en la cabeza, no en el archivo.
En la migración, la pérdida técnica es rara. Lo que realmente se pierde es lo que nunca se escribió: a qué hora prefiere que le llamen cada paciente, quién aplazó qué procedimiento, quién paga a trozos. Eso está en la memoria del equipo, no en Excel.
El cambio es una buena ocasión para ponerlo por escrito. Si el nuevo sistema tiene un campo de notas del paciente, en las primeras semanas se puede ir añadiendo ficha por ficha. Si no, cuando un empleado se va, la información se va con él.
La segunda pérdida más frecuente son los consentimientos en papel y las radiografías. Los documentos que no se digitalizan acaban siendo imposibles de encontrar. Durante el cambio conviene, al menos, vincular a la ficha los documentos de los pacientes activos.
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