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Die digitale Ausstattung, die Sie bei der Praxisgründung brauchen
Welche Systeme sollten am ersten Tag bereitstehen? Von Terminen bis Zahlungen, von der Dokumentation bis zur Datensicherung.
Was muss am ersten Tag bereit sein?
Die Liste ist kurz; die Reihenfolge zählt.
Bei der Praxiseröffnung bleibt das Digitale meist zuletzt. Schild, Stuhl und Geräte werden nacheinander erledigt; die Dokumentation wird improvisiert, wenn der erste Patient kommt. Genau diese Improvisation muss später am meisten korrigiert werden.
Patienten einen Termin geben zu können, braucht es ab Tag eins. Termine an einem Ort zu führen, ist leichter, als später Überschneidungen zu bereinigen.
Legen Sie eine feste Struktur für Name, Kontakt, Ausweis und Basisgesundheitsdaten fest. Alles ins freie Notizfeld zu schreiben, ist anfangs bequem, später aber nicht durchsuchbar.
Wer was bezahlt hat und was offen ist, sollte ab Tag eins erfasst werden. Saldenverfolgung lässt sich nicht rückwirkend aufbauen.
Einwilligungen, Rezeptausdrucke und Informationstexte sollten bereitliegen. Am Morgen den Text zu suchen, den der erste Patient unterschreiben soll, ist ein unschöner Start.
Wo die Daten liegen und wie sie gesichert werden, sollte ab Tag eins klar sein. Das gehört zur Einrichtung und wird nicht später ergänzt.
Je nach Fachrichtung kommen ein oder zwei Punkte hinzu. In der Augenpraxis sind es Untersuchungsbefunde, in der HNO- oder Urologie-Praxis Testergebnisse, in der Orthopädie Bildgebung und in der Pädiatrie die Verlaufsdaten des Kindes, die jeweils ihren eigenen Platz in der Patientenakte brauchen. In der Inneren Medizin und der Allgemeinchirurgie sollte der Ablauf der Kontrolltermine vom ersten Tag an stehen. Was für jede Fachrichtung bereitsteht, haben wir auf der Seite der Fachrichtungen zusammengestellt.
Von der Zulassung über die Steuern bis zum KVKK und zur ersten Woche können Sie jeden Schritt in der Checkliste zur Praxiseröffnung (auf Türkisch) abhaken.
Die KVKK-Seite von Anfang an aufbauen
Später nachrüsten ist immer teurer.
Gesundheitsdaten sind besondere personenbezogene Daten, und ab der Eröffnung sind Sie Verantwortlicher. Werden Datenschutzhinweis, Fälle mit ausdrücklicher Einwilligung und Aufbewahrungsfristen bei der Eröffnung festgelegt, sind später keine rückwirkenden Korrekturen nötig.
Praktisch reichen für den Anfang drei Dinge: der Datenschutzhinweis für Patienten, die Festlegung, wer auf welche Informationen zugreift, und schriftlich, wo die Daten gespeichert sind. Details im KVKK-Compliance-Leitfaden.
Für Privatpraxen in der Türkei steht zudem die Meldepflicht an das Ministerium an. Was sie bedeutet, erklären wir im MBYS-Leitfaden; nehmen Sie diesen Punkt am besten in Ihren Eröffnungsplan auf.
Die versteckten Kosten eines Starts auf Papier
Anfangs schnell, im sechsten Monat langsam.
In einer neuen Praxis wirkt ein Papierbuch ausreichend, weil es wenige Patienten gibt. In den ersten Monaten ist es das auch; das Problem entsteht nicht mit mehr Patienten, sondern wenn man zurückblicken muss.
Im sechsten Monat kommt regelmäßig die Frage: „Wann war dieser Patient zuletzt da, was wurde gemacht, was hat er bezahlt?“ Auf Papier liegen diese drei Angaben an drei Orten, jede Antwort dauert Minuten. Zehnmal am Tag gefragt, werden die Kosten sichtbar.
Die zweiten Kosten sind die Umstiegskosten. Sechs Monate Papierdokumentation später zu digitalisieren, dauert länger, als gleich digital zu starten. Der Preis für den Papierstart wird meist hier bezahlt.
Die Ordnung aus der Einzelpraxis zahlt sich beim Wachsen aus
Bauen Sie die Ordnung von morgen, nicht von heute.
In einer Einzelpraxis wirken Rechte, Rollen und Berichte überflüssig; Sie machen ohnehin alles selbst. Doch sobald die erste Assistenz anfängt, werden sie schlagartig nötig, und dann einzurichten ist schwerer als von Anfang an.
Die günstigste Vorbereitung ist, Einträge ans System statt an eine Person zu binden. Die Patientennotiz gehört in die Akte, nicht in Ihr Heft; die Zahlung in den Eintrag, nicht ins Gedächtnis. Kommt eine zweite Person, gibt es nichts zu übergeben.
Was sich beim Wachsen ändert, behandeln wir in einem eigenen Artikel.
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Welches Paket reicht zur Eröffnung?
Brauche ich für die Einrichtung ein Technikteam?
Kann ich weiter Einwilligungen auf Papier nutzen?
Brauche ich zur Eröffnung eine Datensicherung, wenn noch keine Daten da sind?
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