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Von der Einzelpraxis zur Poliklinik: Was brauchen Sie in welcher Phase?
Wächst eine Praxis, ändern sich die Anforderungen schrittweise. Was wird ab welcher Schwelle nötig?
Warum belastet Wachstum das System?
Belastet wird nicht das Team, sondern die Dokumentation.
Beim Wachsen wird meist über Patientenzahlen gesprochen, doch das System belastet vor allem die Zahl der Personen. Arbeitet einer allein, kann die Dokumentation locker sein; mit der zweiten Person wird diese Lockerheit sofort zum Problem.
Der Grund ist einfach: In einer Ein-Personen-Praxis wird manches nie aufgeschrieben, es bleibt im Kopf. Die zweite Person kommt nicht daran und muss fragen. Je mehr Fragen, desto weniger Zeit für die eigentliche Arbeit.
Darum ist der erste Wachstumsschritt nicht Personal einzustellen, sondern Dokumentation von Personen zu lösen. Wird Ungeschriebenes aufgeschrieben, hilft die zweite Person wirklich; sonst wird sie nur zu einer neuen Fragenquelle.
Die zweite Person: Empfang oder Assistenz
Hier liegt die erste Schwelle.
Schauen zwei Personen nicht in denselben Kalender, sind Überschneidungen unvermeidlich. Ab hier ist ein einziger, gemeinsamer Terminkalender Pflicht.
Das gemeinsame Konto sollte jetzt enden. Wer was gemacht hat, lässt sich nur mit getrennten Konten feststellen.
Der Empfang braucht meist keinen Zugriff auf klinische Notizen. Rechte beim ersten Mitarbeiter festzulegen, ist leichter als sie später einzuschränken.
Sobald kassierende und behandelnde Person verschieden sind, muss jede Zahlung erfasst werden.
Der zweite Arzt: Kalender und Provision
Das ist der eigentliche Bruchpunkt.
Mit dem zweiten Arzt entstehen zwei neue Bedürfnisse, die es vorher nicht gab. Erstens ein Kalender pro Arzt: Der Kalender gehört nicht mehr der Praxis, sondern jeder Arzt hat seine Spalte. Ist bei der Terminvergabe nicht sichtbar, wer frei ist, kann der Empfang nicht arbeiten.
Zweitens die Aufteilung der Vergütung. Wer welche Leistung erbracht hat und welche Provision daraus folgt, sorgt am Monatsende am häufigsten für Streit. Die Rechnung muss automatisch aus dem Leistungseintrag kommen; handgeführte Listen halten in dieser Größe nicht.
Den Arztkalender erklären wir auf der Seite Kalenderverwaltung, die Vergütung auf der Seite Arztprovision.
Poliklinik-Größe: Berichte und Prüfung
Jetzt steuern Sie, was Sie messen, nicht was Sie sehen.
Ab einer gewissen Größe lässt sich das Praxisgeschehen nicht mehr mit bloßem Auge verfolgen. Wie viele Termine vergeben, wie viele wahrgenommen, welcher Arzt schwach ausgelastet, wie hoch die Zahlungsquote – die Antworten kommen jetzt aus Berichten.
In dieser Größe wird ein Prüfprotokoll Pflicht. Wird nicht festgehalten, wer wann welchen Eintrag geöffnet, gelöscht oder geändert hat, gibt es bei Problemen nichts zum Zurückschauen.
Drittens muss die interne Teamkommunikation dokumentiert werden. Solange Informationen über private Messenger laufen, sind sie weder durchsuchbar noch geschützt; bei Patientendaten ist das zudem ein KVKK-Problem.
Mehrere Filialen
Jede Filiale getrennt sichtbar, die Summe an einem Ort.
Mit einer Filiale teilt sich der Bedarf: Jede Filiale verwaltet ihre Termine, Patienten und Zahlungen selbst, der Inhaber muss die Summe an einem Ort sehen.
Hier ist das Rechtedesign entscheidend. Die Filialleitung verwaltet ihre Filiale, sieht aber keine Daten anderer Filialen. Zugleich erhält die Zentrale den zusammengeführten Bericht.
In dieser Größe kommen typischerweise API-Zugang, IP-Beschränkung und individuelle Berichte hinzu. Das deckt das Enterprise-Paket ab.
Ab wann muss man die Software wechseln?
Was ändert sich mit dem zweiten Arzt?
Werden Daten bei einer neuen Filiale getrennt?
Was hakt beim Wachsen am meisten?
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