Was ist e-SMM, und ist es für Ärzte mit eigener Praxis Pflicht?

e-SMM steht für e-Serbest Meslek Makbuzu (elektronische Honorarquittung für Freiberufler). Es ist die elektronische Form der Quittung, die Freiberufler in der Türkei für ihre Leistungen ausstellen. Rechtlich kein neuer Beleg, sondern die digitale Form desselben.

Es ist der Beleg, den Sie ausstellen, wenn Sie in der Praxis eine Zahlung vom Patienten erhalten. Er ersetzt den Quittungsblock; Nummerierung, Signatur und Aufbewahrung laufen elektronisch. Er kann dem Patienten per E-Mail oder Link gesendet werden.

Entscheidend: e-SMM ist keine Softwaremarke, sondern eine Belegart. Sie können es über das kostenlose Portal der GİB (türkische Finanzverwaltung), über einen privaten Integrator oder das System Ihres Steuerberaters ausstellen. Pflicht ist, dass der Beleg elektronisch ist – nicht, dass Sie ein bestimmtes Programm kaufen.

Sind Sie unsicher, ob Sie betroffen sind, handeln Sie nicht auf Vermutung. Entscheidend ist nicht Ihr Titel, sondern die Form Ihrer steuerlichen Registrierung: Sind Sie Freiberufler oder arbeiten Sie unter einer Gesellschaft? Im Zweifel ist Ihr Steuerberater die einzig richtige Adresse.

Grundlage ist das Allgemeine Kommuniqué Nr. 509 zum Steuerverfahrensgesetz. Es fasst die Regeln für elektronische Belege in einem Text zusammen und regelt Verfahren und Grundsätze des e-SMM neu.

Für Freiberufler, die zum 1. Februar 2020 tätig waren, war der Übergang am 1. Juni 2020 abgeschlossen. Das Thema ist also nicht neu; für Ärzte, die heute eine Praxis eröffnen, gilt die Pflicht von Anfang an.

Wer später beginnt, hat Zeit bis zum Ende des dritten Monats nach dem Monat des Tätigkeitsbeginns. Wer im März beginnt, muss spätestens Ende Juni tatsächlich e-SMM ausstellen.

Wer einen elektronisch vorgeschriebenen Beleg auf Papier ausstellt, riskiert eine besondere Ordnungsstrafe. Die Beträge hängen von der Steuerpflichtigenart ab und werden jährlich mit dem Neubewertungssatz angepasst; daher nennen wir hier keine feste Zahl. Den aktuellen Betrag bestätigen Sie über die offiziellen Mitteilungen der GİB oder Ihren Steuerberater.

Die häufigste Frage: „Muss ein Arzt auf e-Fatura umstellen?“ Kurz: nein. Freiberufler sind nicht verpflichtet, das e-Fatura-System (E-Rechnung) zu nutzen. Der richtige Beleg für Ärzte ist e-SMM.

Die e-Fatura-Schwellen betreffen als Gesellschaft organisierte Unternehmen. Ist Ihre Privatklinik eine GmbH oder AG und überschreitet der Umsatz die festgelegte Schwelle, fallen Sie unter e-Fatura. Die Schwellen werden jährlich per Kommuniqué angepasst; fragen Sie Ihren Steuerberater zu Ihrem Umsatz.

Die praktische Unterscheidung: Derselbe Arzt stellt in zwei Strukturen zwei verschiedene Belege aus. In der eigenen Praxis als Freiberufler e-SMM; in der Klinik einer Gesellschaft, an der er beteiligt ist, werden Rechnungen ausgestellt. Wer beides verwechselt, stellt falsche Belege aus und kauft unnötige Software.

Im Alltag ändert sich wenig, aber es braucht Ordnung. Sie stellen den Beleg elektronisch aus, sobald die Zahlung eingeht; Quittungsblöcke suchen, von Hand nummerieren und Ordner zum Jahresende schleppen entfällt.

Die eigentliche Schwierigkeit ist nicht das Ausstellen, sondern nicht zu verwechseln, für welche Zahlung der Beleg gilt. Fehler entstehen bei Ratenbehandlungen, Erstattungen und Rabatten sowie bei Zahlungen desselben Patienten an verschiedenen Tagen. Sind die Zahlungen sauber erfasst, wird das Ausstellen zur Routine.

Praktisch gibt es daher zwei Aufgaben: die Zahlung korrekt erfassen und den Beleg GİB-konform ausstellen. Das Erste leistet die Praxissoftware, das Zweite das GİB-Portal oder Ihr Integrator.

Clineo stellt kein e-SMM aus und übermittelt keine Belege an die GİB. Ihre Einträge in Clineo liegen im eigenen System der Praxis. e-SMM stellen Sie weiterhin über das GİB-Portal, Ihren Integrator oder die Lösung Ihres Steuerberaters aus.

Clineo übernimmt den Schritt davor: die Zahlung selbst. Wie viel von welchem Patienten eingegangen ist, was offen ist, wann die Rate fällig ist, ob ein Rabatt galt, wer kassiert hat – alles an einer Stelle. Den Betrag für den Beleg lesen Sie hier ab.

Wir schreiben das mitten ins Thema statt auf die Startseite, weil hier bei der Softwarewahl am häufigsten Fehler passieren. Welches Produkt Sie auch prüfen: Lassen Sie sich die Aussage „hat e-SMM-Integration“ schriftlich geben und fragen Sie, was automatisch und was manuell läuft.