Rehber
ÜTS kaydı nasıl yapılır? Muayenehane ve klinik için adım adım
Bu yazı Ürün Takip Sistemi'ne (ÜTS) muayenehane ya da klinik olarak nasıl kaydolacağını ve kayıttan sonra hangi bildirimleri yapacağını anlatıyor. Bilgiler TİTCK'nın yayımladığı ÜTS kılavuzlarına ve Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği'ne dayanıyor.
ÜTS ne işe yarar?
ÜTS, Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu'nun (TİTCK) yürüttüğü kayıt ve takip sistemi. TİTCK'nın tanımına göre tıbbi cihazlar bu sistemde üretimden kullanıcıya kadar tekil olarak izleniyor.
Tekil izleme şu demek: her ürün, ürün numarası ile lot ya da seri numarasıyla tanınıyor. Ürün üreticiden bayiye, bayiden kliniğe, klinikten hastaya geçerken her adımda bir bildirim yapılıyor. Böylece bir lotla ilgili geri çekme kararı çıktığında ürünün nerede olduğu görülebiliyor.
TİTCK'nın ÜTS sayfasında sistemi kullananlar arasında üreticiler, ithalatçılar, satış merkezleri ve diş protez laboratuvarlarının yanında sağlık hizmet sunucuları da sayılıyor. Muayenehane ve klinikler bu gruba giriyor.
Muayenehane için ÜTS kaydı zorunlu mu?
Pratikteki cevap şu: tıbbi cihaz satın alıp kullanıyorsan kayda ihtiyacın var.
Tıbbi Cihaz Satış, Reklam ve Tanıtım Yönetmeliği'ne 26 Mayıs 2023'te eklenen hükme göre satış merkezleri, Kurumun kayıt ve bilgi yönetim sistemine kayıtlı olmayan yerlere cihaz satamaz. Bu yasak yönetmeliğin Ek-3 listesindeki cihazlarda ve TİTCK kılavuzunda sayılan istisna yerlerde uygulanmıyor. Yani tedarikçin implant, dolgu malzemesi ya da başka bir tıbbi cihazı sana ÜTS üzerinden "verme bildirimi" ile göndermek zorunda. Sen kayıtlı değilsen bu bildirimin karşı tarafı olamazsın.
Aynı değişiklik "sağlık hizmet sunucusu" tanımını da yeniledi. Tanım, sağlık hizmeti sunan gerçek kişileri, kamu ve özel hukuk tüzel kişilerini kapsıyor. Kendi adına çalışan hekim de bu tanımın içinde.
Kamu hastanelerinin ayrıca başvuru yapmasına gerek yok. ÜTS kullanıcı kılavuzuna göre bu hastaneler sisteme ÇKYS üzerinden aktarılmış durumda. Özel muayenehane ve klinikler ise başvuruyu kendisi yapıyor.
Başvuru adım adım
Başvurudan önce elinde şunlar olsun: imza yetkilisinin e-imzası, mobil imzası ya da e-Devlet şifresi; kuruluş MERSİS'e kayıtlıysa MERSİS numarası, değilse vergi kaydının bilgileri. Kayıt bittiğinde tedarikçilerine ÜTS'de hangi kurum adıyla göründüğünü ilet. Verme bildirimini doğru kuruma yapmaları buna bağlı.
ÜTS kullanıcı kılavuzu (TÜBİTAK-BİLGEM, Rev. 33) sağlık hizmet sunucusu başvurusunu şöyle anlatıyor:
- Başvuruyu kuruluşun imza yetkilisi yapar. Birden fazla imza yetkilisi varsa birinin başvurması yeterli. Muayenehanede bu genellikle hekimin kendisi.
- uts.saglik.gov.tr adresinden ÜTS Başvuru uygulamasına e-imza, e-Devlet şifresi ya da mobil imza ile girilir.
- "Firma Başvurularım" ekranında Yeni Başvuru düğmesine basılır ve listeden Sağlık Hizmet Sunucusu seçilir. Faaliyet alanı alanları sistemden dolu gelir.
- Kuruluşun türü seçilir. MERSİS'e kayıtlıysan MERSİS numarası girilir. Adi ortaklık ise vergi numarası girilir. MERSİS kaydı olmayan şahıs işletmesinde sistem, giriş yapan kişinin T.C. kimlik numarasıyla eşleşen vergi kaydını VEDOP'tan getirir.
- Bilgiler kontrol edilir, kaydedilir ve e-imza ile imzalanır.
Kaydın ardından firma bilgileri elle değiştirilemiyor. Unvan ya da adres değiştiğinde güncel veri MERSİS veya ÇKYS'den "Dış Sistem İşlemleri" düğmesiyle çekiliyor. Kayıtta takıldığın bir yer olursa ÜTS'deki Talep ekranından konu seçerek soru iletebilir ya da TİTCK İletişim Merkezi'ni (444 4 680) arayabilirsin.
Kayıttan sonra yapacağın bildirimler
TİTCK'nın "Tıbbi Cihazların Ürün Takip Sistemi Tekil Hareket Bildirimlerine İlişkin Kılavuz"u her hareket için ayrı bildirim tanımlıyor. Klinikte en sık karşına çıkacaklar şunlar:
| Bildirim | Ne zaman | Girilen bilgi |
|---|---|---|
| Alma | Tedarikçi sana verme bildirimi yaptığında, ürünü stoğuna almak için | Alınan adet (eksik gelirse daha az adetle alabilirsin) |
| Kullanım | Vücuda yerleştirilen ya da hastayla ilişkilendirilmesi gereken ürün kullanıldığında | Adet, tarih, hasta adı soyadı, kimlik bilgisi |
| Tüketim | Kullanım bildirimi gerekmeyen tek kullanımlık ürün tüketildiğinde | Tüketilen adet, tarih |
| Verme | Ürünü başka bir kuruma ya da firmaya devrederken (iade dahil) | Adet, kurum, belge numarası (fatura, irsaliye vb.) |
| HEK / Zayiat | Ürün kırıldığında, çalındığında ya da stok düzeltmesi gerektiğinde | Adet, zayiat türü |
| İmha / Bertaraf | Son kullanma tarihi geçen ya da saklama koşulu bozulan ürün için | Adet, gerekçe, belge numarası |
| Envanter | Bakım, onarım ve kalibrasyona tabi demirbaş cihazlar için | Edinme tarihi, seri numarası |
Kılavuzda dikkat edilecek birkaç kural var. Alma bildiriminin iptali yok. Yanlış aldıysan ürünü verme bildirimiyle geri göndermen ve karşı tarafın almasını beklemen gerekiyor. Son kullanma tarihi geçmiş üründe yalnız geri çekme ve imha/bertaraf bildirimi yapılabiliyor. Envanter bildirimi lot numarasıyla değil, seri numarasıyla yapılıyor.
Kılavuz bildirimler için gün cinsinden bir süre yazmıyor. Yine de hareketi gerçekleştiği anda bildirmek, stoğunun ÜTS'deki kayıtla aynı kalmasının tek yolu.
İmplant kullandığında kullanım bildirimi
İmplant, kılavuzun "kullanım bildirimi" dediği gruba giriyor. Kılavuza göre sağlık hizmet sunucusu tarafından vücuda implante edilen tıbbi cihaz kullanıldığında, kişiyi tanımlayan hasta bilgileriyle kullanım bildirimi yapılıyor.
Bildirim, ürün numarası ve lot ya da seri numarasıyla ürün sorgulanarak başlıyor. Sonra şu alanlar zorunlu:
- Kullanım adedi ve kullanım tarihi
- Hastanın adı ve soyadı
- Kimlik bilgisi türü ve numarası
Kimlik türü hastaya göre değişiyor. T.C. vatandaşında T.C. kimlik numarası giriliyor. Yabancı hastada yabancı kimlik numarası, o yoksa pasaport numarası ya da YUPASS numarası kullanılıyor. Kimliği belirsiz hastada ad soyad alanına "belirsiz" yazılıp hasta dosya numarası gibi bir numara girilebiliyor.
Yanlış yapılan kullanım bildirimi "Kullanım İptal Bildirimi" ile geri alınıyor. İşlem MEDULA'da kesinleştirildiyse önce oradaki kesinleştirmenin iptal edilmesi gerekiyor.
Pratik öneri: implantı ağza yerleştirdiğin gün kutudaki karekodu ve hastanın kimlik bilgisini aynı anda kaydet. Ay sonuna bırakılan bildirimlerde hangi lotun hangi hastaya gittiğini hatırlamak zorlaşıyor.
Klinikte sık yapılan ÜTS hataları
- Askıda kalan ürünler. Tedarikçi verme bildirimini yapıyor, klinik alma bildirimini unutuyor. Ürün kâğıt üzerinde tedarikçide kalıyor ve sonraki kullanım bildirimi yapılamıyor.
- Lot karışıklığı. Aynı üründen iki lot varken yanlış lotla bildirim yapılıyor. Fiziksel kutuyu okutmak bu hatayı azaltıyor.
- İade için yanlış yol. İade edilen ürün için verme bildirimi yapılmıyor ve stok ÜTS'de klinikte görünmeye devam ediyor.
- Kırılan ya da düşen ürün. Kullanılmadan zayi olan ürün için HEK/Zayiat bildirimi yapılmıyor. Fiziksel sayım ile ÜTS stoku arasında fark oluşuyor.
- Tarihi geçen ürün. Rafta tarihi geçen ürün için imha/bertaraf bildirimi yapılmıyor.
Ayda bir ÜTS'deki "Tekil Ürün Sorgula" listesini fiziksel stokla karşılaştırmak bu hataların çoğunu erken gösteriyor. Kılavuza göre bu ekrandaki sorgular son bir saatte yapılan işlemleri içermiyor; bir sonraki saatte görünüyorlar.
Clineo ile ÜTS bildirimleri
Clineo'nun ÜTS entegrasyonu, tıbbi cihaz alma, kullanım ve verme hareketlerini klinik akışının içinden yönetmek için tasarlandı. Akış dört adımdan oluşuyor: cihazı barkod ya da karekodla okut, hareketi seç, ÜTS bağlantısıyla bildirimi oluştur, kaydı geçmişe işle.
Bildirimi sen oluşturuyorsun; içeriği ve gönderimi senin kontrolünde kalıyor. Bildirim için kliniğin e-imza ya da token bilgisi gerekiyor ve bildirimin sorumluluğu kliniğe ait. Yapılan bildirimler panelde bir geçmiş olarak tutuluyor. Özellik Clineo Smart ve Enterprise paketlerinde yer alıyor.
İmplant ve lot takibi modülünde ürün lot numarasıyla tedaviye bağlanıyor, tedavi onaylanınca stoktan düşüyor. Böylece hangi hastaya hangi lotun takıldığı hasta kartında görünüyor.
Bu yazı 29 Ekim 2026 itibarıyla resmî kaynaklara göre hazırlandı; başvurudan önce güncel mevzuatı kontrol et.
Kaynaklar
ÜTS kaydı zorunlu mu?
ÜTS başvurusunu kim yapar?
Diş implantı için ÜTS'de hangi bildirim yapılır?
Yabancı hastada ÜTS kullanım bildirimi nasıl yapılır?
Yanlış yapılan alma bildirimi iptal edilebilir mi?
Tarihi geçen ürün ÜTS'de ne olur?
Devamı
İlgili sayfalar.
Kendin gör
Kliniğini tek panele taşı.
Demoyu aç; hesap hemen açılır, 14 gün ücretsiz.