Psikolog danışan takip programı nasıl seçilir? Demoda bakılacak 10 nokta

Genel bir klinik yazılımı randevu ve hasta kaydını tutar. Psikolojide ise dosya değil süreç takip edilir: geçen seansta ne konuşuldu, hangi ödev verildi, ölçek puanı nasıl değişti.

Seans notu da klinikteki en hassas veridir. Banko ya da asistan randevuyu görmeli, notu görmemeli. Programı bu iki açıdan, bir danışanın ilk görüşmeden altıncı seansa kadar olan yolunu demoda yürüterek seçin.

Sorun: Seans notu ile idari not ayrı mı? Gizli not, klinik yöneticisinden de saklanabiliyor mu? Notu kimin açtığı kayda geçiyor mu?

Demoda deneyin: Terapist olarak gizli not yazın, ardından sekreter ve yönetici rolüyle girip notu açmayı deneyin.

Clineo’da: Gizli not yalnız yazan kişiye açıktır; banko, asistan, diğer hekim ve yönetici göremez. Gizli seans notu Clineo Smart’tadır. Ayrıntı gizli seans notları sayfasında.

Her seansı boş sayfadan yazmak hem zaman alır hem de notlar arasında düzen kalmaz. Şablon, notun hep aynı başlıklarla tutulmasını sağlar.

Sorun: SOAP ve DAP gibi yapılandırılmış şablonlar hazır mı? Kendi şablonunuzu ekleyebiliyor musunuz? Not düzenlendiğinde eski hâli korunuyor mu?

Clineo’da: 37 not türü ve SOAP–DAP dâhil 33 hazır şablon var. Notun versiyon geçmişi tutulur; sildiğiniz not önce arşive, sonra çöpe gider.

PHQ-9 ya da GAD-7 gibi ölçekleri elle toplamak hata üretir; puan bir yerde, terapi hedefi başka yerde kalınca ilerleme görünmez.

Sorun: Hangi ölçekler hazır? Danışana bağlantı gönderip seans öncesinde doldurtabiliyor musunuz? Puanların zaman içindeki değişimi grafikte görünüyor mu?

Clineo’da: PHQ-9, GAD-7, Beck Anksiyete, PCL-5, EPDS, AUDIT ve ASRS-6 otomatik puanlanır. Bağlantıyı gönderirsiniz, danışan evden doldurur; puan ve şiddet trendi dosyaya işlenir. Klinik ölçekler Clineo Smart’tadır. Programınız yoksa ücretsiz PHQ-9 ve GAD-7 puanlama aracını kullanabilirsiniz.

Online danışan görüyorsanız görüşme bağlantısı, randevu ve not aynı yerde olmalı. Danışanın uygulama indirmesi ya da üye olması gerekiyorsa ilk seans gecikebilir.

Sorun: Görüşme hangi altyapıda çalışıyor? Görüşme kaydediliyor mu? Danışan bağlantıyı nasıl alıyor?

Clineo’da: Görüntülü görüşme Clineo’nun kendi altyapısında çalışır; danışana tek bağlantı gider, uygulama indirmesi gerekmez. Görüşme içeriği kaydedilmez. Görüntülü görüşme Clineo Smart’tadır. Muayenehane açmaya hazırlanıyorsanız psikolog muayenehane açma şartları rehberine de bakın.

Haftalık seans düzeninde bir danışanın gelmemesi saatin boş kalması demektir. Hatırlatma elle yapılıyorsa yoğun haftada atlanır.

Sorun: Hatırlatma tek tıkla mı gidiyor? Danışan mesajdaki bağlantıdan gelemeyeceğini bildirebiliyor mu? Danışan sizin belirlediğiniz saatlerden randevu talebi bırakabiliyor mu?

Clineo’da: “Yarının hatırlatmaları” düğmesi henüz hatırlatılmamış randevulara SMS gönderir; danışan bağlantıdan onaylar ya da iptal eder. Randevu hatırlatıcı her pakette vardır. Danışanın talep bırakıp sizin onayladığınız online randevu Clineo Smart’tadır.

Paket seans satıyorsanız kaç seansın kullanıldığı ve kalan ödeme karışabilir. Ücret ayrı bir defterde tutuluyorsa ay sonu toplam tutmaz.

Sorun: Seansın ücreti ve ödemesi seans kaydının yanında görünüyor mu? Danışanın borcu dosyada mı?

Clineo’da: Seans Kokpiti’nde gündem, içerik, plan ve özel not tek ekrandadır; risk işareti, ücret ve ödeme de aynı yerde durur. Ücreti nasıl belirleyeceğiniz için psikolog seans ücreti rehberine bakın.

Seans notları sağlık verisidir, yani özel nitelikli kişisel veridir. Yazılımın teknik tarafını yazılı sorun: rol bazlı yetki var mı, kimlik numarası şifreli mi, veri hangi ülkede tutuluyor, yedek ne kadar saklanıyor?

Clineo’da: Rol ve modül bazlı yetki var. T.C. kimlik no ve telefon şifreli tutulur, ekranda maskeli görünür; kim hangi kaydı ne zaman açtı kayda geçer. Uygulama ve veritabanı İstanbul’daki sunucuda çalışır. Günlük yedekler 30 gün, haftalık yedekler 12 hafta, aylık yedekler 12 ay saklanır; bir kopyası sunucu dışında durur. Kliniğin yükümlülükleri için KVKK uyum rehberine bakın.

İkinci terapist geldiğinde iki soru çıkar: randevular karışacak mı, kim hangi danışanın dosyasını görecek?

Clineo’da: Her terapistin randevusu ajandada kendi kolonunda durur. Yetkiyi modül bazında kişiye göre ayarlarsınız; gizli not her durumda yalnız yazana açıktır.

Bir yazılımın “uyumlu” olduğunu söylemesi, bildirimi sizin yerinize yaptığı anlamına gelmez. Kaydın kendiliğinden gidip gitmediğini ve bunun sözleşmede yazıp yazmadığını sorun.

Clineo’da: Clineo e-Nabız ve MBYS’ye veri göndermez. Bildirim yükümlülüğünüz varsa mevcut yönteminizle sürdürürsünüz; Clineo kendi randevu, danışan ve tahsilat kaydınızı yönetir. Ayrıntı MBYS rehberinde.

Fiyatın hangi modülleri kapsadığını, ödemenin aylık mı yıllık mı olduğunu ve verinizi dışa alıp alamayacağınızı sorun.

Clineo’da: Seans yönetimi, klinik not, randevu hatırlatma ve onam formları Clineo Soft’ta. Gizli seans notu, klinik ölçekler ve görüntülü görüşme Clineo Smart’ta. Online danışan görüyor ya da ölçek kullanıyorsanız tek başına çalışsanız da Smart’ı seçin. Clineo Soft ayda 1.200 ₺, Clineo Smart ayda 1.800 ₺; KDV hariç, ödeme yıllık. Bu fiyatlar 31 Aralık 2026’ya kadar geçerli %40 kampanya fiyatıdır, liste fiyatı 2.000 ₺ ve 3.000 ₺. 14 gün ücretsiz denersiniz. Ekranları psikolog danışan takip programı sayfasında görebilirsiniz.

1. Yeni bir danışan açın, iletişim bilgisini ve SMS iznini girin.
2. Bir seans randevusu verin, hatırlatmayı gönderin.
3. Seans Kokpiti’nde SOAP şablonuyla bir not yazın.
4. Aynı danışana gizli not ekleyin; sekreter rolüyle girip göremediğinizi kontrol edin.
5. PHQ-9 bağlantısını kendinize gönderip doldurun, puanın dosyaya geldiğini görün.
6. Bir görüntülü görüşme bağlantısı oluşturun.
7. Seans ücretini girin, ödemeyi alın, danışanın bakiyesini kontrol edin.

Bu yedi adımı bir öğleden sonra tamamlayabiliyorsanız program günlük işinize uyar.

• Kişisel Verileri Koruma Kurumu
• Türk Psikologlar Derneği