Klinik yönetimi sözlüğü: 45 terim, sade tanımlar

Klinik yönetiminde aynı gün içinde mevzuat, muhasebe ve hasta takibi terimleri bir arada geçiyor. Bu sözlükte özel muayenehane ve klinik işletirken en sık duyacağın 45 terimi sade bir dille topladık.

Resmî sistemlerin ve KVKK terimlerinin tanımları ilgili kurumun kendi sitesinden alındı. Her terimin yanında konuyu daha ayrıntılı anlatan sayfaya bağlantı var.

Açık rıza — KVKK'daki tanımıyla belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. Genel bir "her şeye onay veriyorum" metni bu tanımı karşılamaz. Klinik KVKK uyum rehberi

Anamnez — Hastanın şikâyetinin, geçmiş hastalıklarının, ilaçlarının ve alerjilerinin ilk görüşmede alınan öyküsü. Hasta kartının ilk ve en çok başvurulan bölümüdür. Hasta dosyaları

Aydınlatma metni — Kişisel veriyi toplarken hastaya kimin veri sorumlusu olduğunu, verinin hangi amaçla işleneceğini, kime aktarılabileceğini, toplama yöntemini ve hukuki sebebini, hastanın haklarını anlatan metin. Açık rıza metninden ayrı bir belgedir. KVKK uyum rehberi

Bakiye — Hastanın ya da kurumun hesabında kalan net tutar: yapılan işlemlerin toplamından tahsil edilenler düşülünce kalan borç veya alacak. Ön muhasebe

Cari hesap — Bir kişi ya da firmayla aranızdaki borç-alacak hareketlerinin tutulduğu hesap. Klinikte hasta, tedarikçi ve laboratuvar için ayrı cariler açılır. Ön muhasebe

Check-in — Hastanın kliniğe geldiğinin sisteme işlenmesi. Randevunun durumu "geldi" olur, hekim hastanın beklediğini görür. Takvim yönetimi

e-Arşiv fatura — e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya kâğıt fatura yerine elektronik olarak düzenlenen fatura. Hastaların çoğu e-Fatura kullanıcısı olmadığı için klinikte sık karşına çıkar. e-Fatura

e-Fatura — Gelir İdaresi Başkanlığı'nın tanımıyla kâğıt faturayla aynı niteliklere sahip elektronik belge. Satıcı ile alıcı arasında GİB'in merkezi platformu üzerinden iletilir ve iki taraf da e-Fatura kullanıcısıysa kullanılır. e-Fatura

e-Nabız — Sağlık Bakanlığı'nın kişisel sağlık kaydı sistemi. Hasta kendi sağlık bilgilerini buradan görür ve yönetir. MBYS rehberi

Epikriz — Bir tedavi sürecinin ya da yatışın sonunda yazılan özet rapor: tanı, yapılan işlemler, sonuç ve öneriler. Başka hekime giden hastanın elindeki en kısa özet budur. Hasta dosyaları

e-Reçete — Reçetenin kâğıt yerine elektronik ortamda düzenlenmesi. Reçete çıktısı veren bir programla Bakanlığın e-Reçete sistemine bağlı olmak aynı şey değildir; bunu satın almadan önce sor. Reçete ve konsültasyon

e-SMM — Serbest meslek makbuzunun elektronik hali. Serbest meslek kazancı elde eden hekim ve psikolog muayenehanelerinde sık sorulan konudur. e-SMM rehberi

Gelmeme oranı (no-show) — Randevusu olup haber vermeden gelmeyen hastaların, toplam randevuya oranı. Ayda 200 randevunun 20'si boş geçtiyse gelmeme oranın yüzde 10'dur. Randevu kaçırmayı önleme rehberi

Gizli seans notu — Terapistin yalnız kendisinin görebildiği seans notu. Sekreter ya da başka hekim bu notu açamaz. Gizli seans notları

Hasta kartı — Bir hastaya ait kimlik, iletişim, anamnez, tedavi, ödeme ve belge bilgilerinin toplandığı kayıt. Hasta dosyası da denir. Hasta dosyaları

Hasta portalı — Hastanın kendi randevularını, belgelerini ve kliniğin ona açtığı bilgileri gördüğü ekran. Telefonla sorulan küçük soruları azaltır. Hasta portalı

HBYS — Hastane Bilgi Yönetim Sistemi; hastanelerde poliklinik, yatış, laboratuvar, eczane ve faturalamayı birlikte yöneten yazılımların genel adı. Özel muayenehane ve klinikte genellikle daha hafif bir klinik yönetim sistemi kullanılır. Klinik yönetim sistemi rehberi

Hekim primi — Hekime sabit maaşın üstüne ya da yerine, yaptığı işlem veya tahsilat üzerinden ödenen pay. Hesap yöntemi işe başlarken yazılı olarak belirlenmelidir. Hekim prim

İTS — İlaç Takip Sistemi; ilaç güvenliğini sağlamak ve kaçakçılığı önlemek için ilaçları üretim ya da ithalattan son kullanıcıya kadar izleyen sistem. Stok yönetimi

İYS — İleti Yönetim Sistemi. Hastalara toplu kampanya SMS'i veya e-postası göndermeden önce izin kurallarını iys.org.tr üzerinden kontrol et. SMS hesabı

Kişisel veri — Kimliği belirli ya da belirlenebilir bir gerçek kişiye ait her bilgi. Ad, telefon, TCKN ve randevu geçmişi bunun örnekleridir. KVKK uyum rehberi

Konsültasyon — Hekimin bir hasta için başka bir uzmanın görüşünü istemesi ya da bu görüşmenin yazılı notu. Reçete ve konsültasyon

Kontrol randevusu — Tedaviden sonra belli bir süre geçince hastanın yeniden çağrıldığı randevu. Recall sisteminin konusu tam olarak budur. Recall otomasyonu

KVKK — 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. Klinikte hasta, çalışan ve tedarikçi verisinin nasıl toplanıp saklanacağını belirler. KVKK uyum rehberi

Lot numarası — Aynı üretim partisinden çıkan ürünlere verilen numara. Bir partide sorun çıkınca hangi hastaya hangi ürünün kullanıldığını lot numarasından bulursun. İmplant ve lot takibi

MBYS — Muayene Bilgi Yönetim Sistemi; Sağlık Bakanlığı'nın mbys.saglik.gov.tr adresindeki sistemi. Muayenehane için ne anlama geldiğini ayrı rehberde anlattık. MBYS nedir

Muayenehane — Hekimin kendi adına hizmet verdiği muayene yeri. Açılış şartlarını ve istenen belgeleri il sağlık müdürlüğünden güncel olarak iste. Muayenehane açılış kontrol listesi

Onam formu — Hastanın yapılacak işlemin ne olduğunu, risklerini ve seçeneklerini öğrendikten sonra işleme izin verdiğini gösteren imzalı belge. Bilgilendirilmiş onam da denir. Onam formları

Ön muhasebe — Kasa, banka, cari, gelir ve giderin günlük takibi. Resmî defteri mali müşavir tutar; ön muhasebe kliniğin kendi gördüğü tablodur. Ön muhasebe

Özel nitelikli kişisel veri — KVKK'nın 6. maddesine göre sağlık verisi de dâhil olmak üzere daha sıkı korunan veri grubu. Hasta dosyasındaki bilgilerin çoğu bu gruptadır. KVKK uyum rehberi

Poliklinik — Birden fazla hekimin aynı çatı altında ayakta hasta baktığı sağlık kuruluşu. Muayenehaneden farklı şartlara tabidir. Tek hekimden polikliniğe büyüme

Randevu doğrulama — Hastadan randevusuna geleceğini önceden teyit etmesinin istenmesi. Gelmeyecek hastayı randevu saatinden önce görürsün. Randevu doğrulama

Randevu hatırlatma — Randevudan önce hastaya giden SMS veya mesaj. Gelmeme oranını düşürmenin ilk adımıdır. Randevu hatırlatıcı

Recall — Kontrol zamanı gelen hastayı geri çağırma. Diş taşı temizliği, kontrol muayenesi veya seans tekrarı gibi işlerde hastanın unutmasını önler. Recall otomasyonu

Rol bazlı yetki — Her kullanıcının yalnız işi için gereken ekranları görmesi. Sekreter randevuyu görür, hekimin notunu görmez. Kullanıcı ve yetki

Seans — Psikoloji, fizyoterapi veya estetik gibi alanlarda belli aralıklarla tekrarlanan tedavi oturumu. Paket halinde satılıyorsa kalan seans sayısı takip edilir. Seans yönetimi

Segment — Hastaları duruma, ihtiyaca ya da son ziyarete göre gruplamak. Herkese aynı mesaj yerine ilgili gruba ilgili mesaj gider. Recall otomasyonu

SKT — Son kullanma tarihi. Malzeme ve ilaç stokunda tarihi yaklaşanı önce kullanmak israfı azaltır. Stok yönetimi

Tahsilat — Hastadan ya da kurumdan alınan ödemenin kayda geçmesi. Tedavi tutarı ile tahsilat arasındaki fark bakiyeyi oluşturur. Ön muhasebe

Tedavi planı — Hastaya önerilen tedavi adımlarının sırası, maliyeti ve ödeme planı. Hasta onayladığında adımlar tek tek tamamlanır. Tedavi planlama

ÜTS — Ürün Takip Sistemi; TİTCK'nın yürüttüğü, tıbbi cihazların üretimden kullanıcıya kadar tekil olarak izlendiği sistem. Klinik, cihaz alma, kullanım ve verme bildirimlerini burada yapar. ÜTS entegrasyonu

VERBİS — Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi; Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun, veri sorumlularının kayıt başvurusu yaptığı ve bildirim girdiği sistem. Kayıt zorunluluğunun sana uyup uymadığını Kurul kararlarından kontrol et. KVKK uyum rehberi

Veri işleyen — Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veriyi işleyen kişi ya da şirket. Klinik yazılımı veya SMS firması çoğu zaman bu konumdadır. KVKK uyum rehberi

Veri kayıt sistemi — Kişisel verilerin belli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. Hasta defteri de klinik yazılımı da bu tanıma girer. KVKK uyum rehberi

Veri sorumlusu — Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve araçlarını belirleyen, veri kayıt sistemini kurup yöneten kişi. Muayenehanede bu genellikle hekimin kendisidir. KVKK uyum rehberi

Bu terimlerin bir kısmı Clineo'da doğrudan ekran olarak karşına çıkar. Hasta kartı, tedavi planı, onam formu, randevu hatırlatma ve doğrulama, recall, segment, hekim primi, ön muhasebe ve stokta lot ile SKT takibi aynı panelde. ÜTS bildirimini kendi ÜTS token'ınla yaparsın; e-faturaya dönüştürme uyumlu sağlayıcı üzerinden yürür.

Bazı terimler ise Clineo'nun yapmadığı işleri anlatır. Clineo e-Nabız veya MBYS'ye veri aktarmaz, e-SMM düzenlemez ve Bakanlığın e-Reçete sistemine bağlı değildir; ilaç kataloğundan kaşe ve imza alanlı reçete çıktısı verir. Kliniğini tek panelde görmek istersen klinik yönetim sistemi rehberine göz at.

Bu yazı 29 Ekim 2026 itibarıyla resmî kaynaklara göre hazırlandı; başvurudan önce güncel mevzuatı kontrol et.

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu — mevzuat.gov.tr
• VERBİS — Kişisel Verileri Koruma Kurumu
• Muayene Bilgi Yönetim Sistemi (MBYS) — Sağlık Bakanlığı
• e-Nabız — Sağlık Bakanlığı
• İlaç Takip Sistemi (İTS) — TİTCK
• İleti Yönetim Sistemi (İYS)
• e-Fatura hakkında — Gelir İdaresi Başkanlığı